¿Otro canvas más?

Un canvas (o lienzo, para no usar anglicismos) es una herramienta para pensar. No trae soluciones, no hace a las personas más innovadoras, ni creativas. Sin embargo, ordena el pensamiento y ayuda a incluir en los procesos de diseño de proyectos, distintos elementos que pueden resultar muy importantes tanto para mejorar la idea, como para aumentar sus chances de éxito al aplicarla.

Para distintos tipos de organizaciones, las prioridades son distintas. Existen muchísimos canvas orientados a la innovación, emprendedurismo y negocios, otros se enfocan en soluciones a problemas públicos pensando en sociedad civil, gobierno abierto o academia. Desde este equipo de trabajo conformado por la FCPU, Incubacoop y la diaria, propusimos a ANDE crear uno enfocado en la realidad, las necesidades y los principios de las cooperativas.

Por qué y para qué

Hay muchas veces que sentarse a pensar colaborativamente es la mejor idea, y hay algunas que no. Los canvas no son una herramienta universal, ni se necesita aplicarlos a todas las decisiones. Son una herramienta más en la caja, y esperamos que esta se adapte mejor a lo que las cooperativas necesitan. Funciona mejor para pensar en grupo que para pensar solo/a, y suelen ser más útiles para transitar rumbos nuevos, o para cuestionar lo que ya conocemos y está muy cargado de nuestras experiencias y prejuicios.

Sirven para resolver problemas (o abordar oportunidades, formulándolas como un problema a resolver), es una herramienta enfocada en pensar de forma colaborativa lo que queremos hacer y cómo. Si ya sabemos qué queremos y necesitamos tomar decisiones, existen otras herramientas más adecuadas.

Pero no son una bala mágica para todos nuestros problemas, ni debemos poner la metodología por encima de las necesidades. El lienzo nos recuerda que no dejemos de pensar en este tema, en tal punto de vista, que no dejemos de hacernos preguntas importantes. Si la práctica hace que esas preguntas surjan naturalmente a la hora de pensar un proyecto, la herramienta ya cumplió su función y llenarlo al pie de la letra deja de ser importante.

Acá no hay genios/as solitarios/as

Como su nombre lo indica, un lienzo es una hoja en blanco. Son las personas que lo llenan de contenido y significado, por lo que es fundamental que antes de llenarlo, nos aseguremos que todas las personas que tienen que estar, estén. ¿Quiénes conocen el problema que queremos resolver? ¿Quiénes afecta la solución? Qué áreas de la organización estarían involucradas en este proceso? Todas esas personas -idealmente- deberían o podrían participar del proceso, para que las soluciones no se den contra realidades que no tuvimos en cuenta, porque la persona que sabe de eso no estaba.

Entendiendo el canvas

Antes de entrar en cada casillero a completar, puede ser útil identificar las tres áreas principales del canvas (identificadas por colores en el siguiente esquema). En rojo vemos los temas que son transversales a la organización. El propósito (por qué queremos resolver el problema) tiene que ver con cómo es y qué quiere ser cada cooperativa, mientras que el recuadro institucional nos invita a pensar en cómo el proyecto impacta en la cooperativa. Que ambos sean puntos transversales no significa que se deben completar juntos. Mientras que el propósito puede ser un buen punto de inicio en general, el impacto institucional seguramente vaya surgiendo en la medida que se van respondiendo otras preguntas. A modo de ejemplo, identificar una necesidad para ejecutar el proyecto puede ayudarnos a ver que se necesita formación interna sobre un tema.

En blanco están todas las secciones internas a la organización. Son aquellas cosas que están bajo nuestro control, y donde tenemos mayor capacidad de decisión y acción, Este es el corazón del canvas, y donde se define cómo vamos a ejecutar el proyecto.

En gris mientras tanto, tenemos todo lo que depende de otros, lo externo. Puede ser crucial para algunos casos donde los problemas sólo se pueden resolver en alianza con otros, o donde la solución se ve afecta o afecta significativamente a otros, pero nuestro control y capacidad de acción es más limitado por estar fuera de los límites de nuestra organización.

Otra dimensión posible desde donde podemos entender el canvas es desde el abordaje del problema, y en éste caso sí tiene sentido seguirlas en orden.
En primer lugar (con rayas rojas en el esquema) tenemos todo lo relacionado con el problema; por qué queremos resolverlo, su definición y su contexto. Sin claridad en estas secciones, podemos tener problemas o errar el rumbo en el resto.

En blanco tenemos los recursos con los que vamos a enfrentar ese problema, desde los más institucionales (y propios) a la izquierda, hasta los que pueden conseguirse a través de alianzas como la intercooperación (externos) a la derecha.

Por último con rayas grises vemos los campos relacionados con la solución. Cuál es el proyecto, cómo vamos a ejecutar las acciones para resolver el problema, y qué vamos a medir para saber si efectivamente lo solucionamos.

En resumen, podemos hablar en líneas generales de que el canvas, ubica los recuadros en base a dos dimensiones:

• Problema (arriba) – Solución (abajo)
• Interno (izquierda) – externo (derecha)

¿Arrancamos entonces?

Vamos a repasar lo que necesitamos para empezar a usar este canvas cooperativo:

• Un problema u oportunidad bien definida (y compartida).
• Claridad y acuerdo sobre el proceso que se va a seguir (horas, días que le vamos a dedicar, cuándo nos juntamos, etc.).
• Todos/as los/as participantes necesarios (representando las áreas afectadas o involucradas) y comprometidos/as con el proceso.
• Acuerdo en las expectativas sobre el resultado (¿es un ejercicio teórico, lo vamos a hacer, es una propuesta que alguien más modificará?).
• Voluntad para dejar de lado jerarquías, diferencias de poder y conflictos para equilibrar los enfoques arriba abajo (top-down) y abajo-arriba (bottom-up).

Cómo usamos el canvas en sí, es secundario a que las personas participantes se sientan cómodas. Impreso, en hoja grande o chica, dibujado en una hoja o un pizarrón, en una pantalla o un proyector, con marcador, con hojas adhesivas (post-its). Todo eso queda a gusto y preferencia de quiénes lo usan, y lo mismo va para el canvas en sí. Ajustar preguntas, agregar secciones, cambiarlo completamente. Es una herramienta abierta e invitamos a que la ajustes a tus necesidades (¡de hecho contanos si lo hacés!).

Y como último -pero importante- recordatorio, el canvas no hace aparecer ideas mágicamente, sino que ayuda a ordenar y evaluar las ideas de las personas que participan. Un buen ambiente donde toda las personas sienten que pueden hablar sin riesgo a burla o consecuencias, una facilitación que motive a quiénes hablan poco y pida espacio a quienes lo hacen mucho y en general un entorno agradable, son fundamentales.

Completando el canvas

Hay dos roles que es sano definir antes de arrancar. Uno es la persona que se encarga de la facilitación (dar la palabra, o pedir que se ceda, controlar tiempos, interceder en conflictos), que por obvias razones es un rol que va bien con personas empáticas y con capacidad de escucha, y conviene evitar personas con roles jerárquicos que naturalmente inciden en la discusión por su posición. El otro es el de la persona que toma nota, tarea ingrata pero necesaria, y por más que todas las personas podrán intervenir, ésta llevará la batuta de lo que se registra, cómo y de qué manera.

Veamos cada uno de los recuadros y lo que deberíamos completar en cada uno de ellos. Para cada uno -además de una explicación general- proponemos algunas preguntas disparadoras. No es obligatorio responderlas todas, en algunos casos aplicarán y en otros no, y como siempre, cada cooperativa podrá agregar todas las que le parezcan pertinentes.

Vamos a seguir un orden usando las dimensiones anteriores (desde el problema a la solución, y desde lo interno hacia lo externo), pero parte del proceso es volver, cambiar y ajustar de acuerdo a lo que va surgiendo.

El canvas trabaja para ustedes, no al revés.

Por esa misma razón, cómo completar cada casillero queda en el terreno de las preferencias de cada grupo o de la persona que toma nota. Hay quien prefiere escribir en lápiz para poder borrar, o en marcador, usar post-its, dibujar, usar una computadora con o sin proyector… las posibilidades son muchas y lo único que importa es que sea cómodo para quien anota y el resto de las personas participantes.